O que é ERP e para que serve?

No contexto da transformação digital, investir em novas tecnologias já deixou de ser uma escolha. A digitalização dos negócios é o único caminho possível para ganhar agilidade nos processos, conquistar resultados positivos e se manter competitivo no mercado. Neste contexto, as soluções de software ERP está ganhando cada vez mais força. Mas, afinal o que é ERP e para que serve?

A realidade é que entre as empresas o ERP é uma ferramenta de sucesso, devido à sua abordagem centrada na otimização dos processos de negócios. Com um bom ERP, você pode coletar, armazenar, gerenciar e interpretar dados de várias unidades de negócios. Da mesma forma, este tipo de sistema permite automatizar os processos de back-office e agilizar os fluxos de trabalho entre departamentos.

Na prática, a solução pode aumentar a eficiência, reduzir custos e aumentar a lucratividade do negócio.

De acordo com dados da ERP Report 2018, as empresas têm boas razões para implementar plataformas ERP, tendo em vista que:

• 64% visam melhorar o desempenho dos negócios;
• 57% desejam posicionar a empresa para o crescimento;
• 57% buscam estratégias para reduzir o capital de giro. 

Além disso, as startups, pequenas e médias empresas agora podem contar menos com mão de obra para realizar suas operações. 

O que é ERP e para que serve? Principais características:

O ERP é um software de planejamento integrado de recursos empresariais (Enterprise Resource Planning, na sigla em inglês). 

O ERP é um conjunto de aplicativos que gerencia os principais processos de negócios, como vendas, compras, contabilidade, recursos humanos, suporte ao cliente, CRM e estoque.

Nesta abordagem, com o uso de um ERP, a empresa deixa de usar um software individual projetado para processos de negócios específicos e adota um software integrado, que abrange o fluxo de trabalho de todos os setores da companhia. A escala, o escopo e a funcionalidade dos sistemas ERP variam amplamente. No entanto, a maioria dos softwares apresenta as quatro características principais que demonstram o que é ERP e para que serve. Confira:

Integração em toda a empresa

Os processos de negócios são integrados de ponta a ponta nos departamentos e unidades de negócios com o uso do ERP. Por exemplo, um novo pedido gera uma verificação de crédito automática, consulta a disponibilidade do produto e atualiza a programação de distribuição. Assim que o pedido é enviado, a fatura é enviada.

Operações em tempo real

Os processos do exemplo acima ocorrem alguns segundos após o recebimento do pedido. Dessa maneira, qualquer problema é identificado rapidamente, permitindo que a empresa faça a correção de imediato. 

Um banco de dados comum

Com uma base única de informações, os dados são padronizados apenas uma vez para a empresa, com todos os departamentos usando as mesmas definições. Alguns sistemas ERP dividem o banco de dados físico para melhorar o desempenho.

Layout simples e usabilidade

Os primeiros fornecedores de ERP perceberam que o software com uma interface de usuário consistente reduz os custos de treinamento e parece mais profissional. A maioria dos fornecedores de ERP trabalha para tornar a interface de usuário simples e consistente, favorecendo a usabilidade.

Como um ERP funciona?

Para além de saber o que é ERP e para que serve, devemos entender seu funcionamento. Um ERP pode ser oferecido como um software, um conjunto de software ou um grande software com vários aplicativos, que seja capaz de automatizar a gestão empresarial das companhias.

Desde as questões mais operacionais até os processos estratégicos, como operações fiscais, podem ser feitos dentro de um ERP. De maneira geral, a estrutura dos ERPs é modularizada. Ou seja, existe um módulo que aborda os processos específicos para cada departamento. Veja alguns deles:

• Gestão financeira;
• Recursos humanos;
• Gestão de inventário;
• Gestão da cadeia de suprimentos;
• Business Intelligence;
• Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM);
• Gerenciamento de logística;
• Gestão de manufatura.

Na estrutura dos ERPs, estes módulos são integrados, garantindo acesso às informações gerenciais em tempo real, para os profissionais envolvidos na execução e na análise dos processos. Essa integração é possível porque o ERP armazena as informações de clientes, fornecedores e colaboradores, bem como registra os dados de produtos, vendas, compras, pagamento e impostos. 

Todos esses dados conversam entre si, dentro do ERP, orientados pelas regras de negócios e definições parametrizadas pela empresa. Basicamente, é dessa maneira que o sistema integra os processos dos diferentes setores da companhia.

Com os dados armazenados no sistema, o gestor pode obter respostas para questões estratégicas que norteiam a condução dos negócios, como:

• Qual o produto do portfólio é campeão de vendas?
• Em que época do ano, determinado produto é mais vendido? 
• Qual a margem de lucro do meu produto?
• Quando preciso abastecer o estoque da loja matriz e com qual volume?

Em síntese, o ERP organiza o trabalho na companhia, a partir da aplicação de regras de negócios e parâmetros internos, para atender os processos e tarefas diárias feitas pelos colaboradores. Além disso, o sistema armazena os dados relevantes, facilitando a tomada de decisão e aumentando a competitividade no mercado.

Vale destacar que alguns ERPs mais modernos utilizam uma estrutura baseada em processos, e não em módulos. Isso porque, como sabemos, muitos dos processos executados em uma empresa passam por vários setores.

Vamos entender, agora, um pouco mais sobre o que é ERP e para que serve, com foco em quais os tipos de sistema existem.

Quais são os tipos de sistema ERP?

A fluidez da dinâmica do ERP e a diversidade de fatores que envolvem sua estrutura dificultam a classificação deste tipo de ferramenta. Ele pode ser agrupado por níveis funcionais, tamanho do negócio e implantação. Por isso, é essencial saber o que é ERP e para que serve.

Para apresentar seus principais tipos, é possível agrupá-los da seguinte forma:

ERP generalista

Muitas soluções ERP são generalistas, ou seja, elas se adaptam a processos em todos os setores. Estas soluções possuem potencial de personalização e integração para atender aos diversos requisitos do setor. Os fornecedores de ERP generalistas disponíveis também são grandes players do mercado. Um exemplo desse tipo de solução é o NetSuite ERP.

ERP de código aberto

As soluções de ERP de código aberto ainda representam uma pequena fração do mercado total de ERP. Mas, elas oferecem um diferencial para empresas com times de tecnologia, no qual podem contar com a flexibilidade de desenvolver e integrar seus aplicativos ao ERP. Para desenvolvedores, o código aberto aumenta a usabilidade e a adoção do usuário porque o ERP pode gerar processos altamente personalizados. O Odoo ERP pertence a essa categoria.

ERP vertical

Esses são ERPs específicos para cada setor. Geralmente, os fornecedores de ERP verticais são startups ou empresas menores que tentam se concentrar em um nicho, como construção, distribuição em supermercados ou varejo de moda. O Microsoft Dynamics AX é um exemplo de ERP vertical.

ERP para pequenas empresas

ERP para pequenas empresas são soluções de nuvem prontas para uso ou ERP no local. Geralmente, o ERP é modularizado com recursos reduzidos. Em vez de entregar um sistema totalmente integrado, os ERPs para pequenas empresas  atendem a um ou dois processos de negócios e omitem os outros.

Por exemplo, ele apresenta módulos de finanças e contabilidade apenas, com opções adicionais para CRM, estoque ou gerenciamento da cadeia de suprimentos. Por isso, o ERP para pequenas empresas também é conhecido como ERP leve. O PeopleSoft é um dos exemplos da categoria.

ERP na atualidade, principais destaques

Nos últimos anos, os fornecedores de ERP criaram novos sistemas projetados para a nuvem. Já os provedores de ERP tradicionais desenvolveram versões de seus sistemas na nuvem. Com isso, o Cloud ERP está se tornando cada vez mais popular e se divide em dois tipos principais:

ERP como serviço

Com esses ERPs, todos os clientes operam na mesma base de código e não têm acesso ao código-fonte. Os usuários podem configurar, mas não personalizar o código.

ERP em uma nuvem IaaS

As empresas que usam código personalizado em seu ERP não podem utilizar o ERP como um serviço. Se eles desejam operar na nuvem, a única opção é migrar para um provedor IaaS, que muda seus servidores para um local diferente.

Para a maioria das empresas, o ERP como serviço na nuvem oferece três vantagens: o custo inicial é menor, as atualizações são mais simples e a companhia não precisa investir em um código personalizado.

Benefícios do uso de um ERP

Além de saber o que é ERP e para que serve, você também precisa saber seus objetivos, como o aumento da eficiência, simplificar processos e promover uma cultura de colaboração corporativa. Isso leva à redução de custos, que pode, também, levar a melhores resultados financeiros.

Agora que você já sabe o que é ERP e para que serve, veja com detalhes os principais benefícios de investir nesta estratégia:

Promove a colaboração

O ERP quebra as paredes entre os departamentos. Os dados são integrados e os processos conectam os profissionais de diferentes setores. Com essa configuração, os times passam a colaborar dentro da plataforma ERP de maneira intensa, eficiente e produtiva.

Reduz custos operacionais 

Uma empresa também pode aproveitar o ERP para reduzir custos. Quando os processos são simplificados e as principais métricas são monitoradas de perto, interrupções, atrasos e quebras são previstas e seu impacto é melhor gerenciado.

Usando dados em tempo real, o ERP também garante agilidade na resolução de problemas repentinos. Além disso, os custos de manutenção e atualizações regulares geralmente são assumidos pelo fornecedor do ERP.

Aumenta a produtividade e a eficiência operacional 

O ERP automatiza um grande conjunto de tarefas. Processos de negócios como contabilidade, vendas, marketing, produção e estoque podem ser integrados em uma plataforma ERP. Desta maneira, é mais fácil coletar e acessar dados em toda a organização, simplificando os fluxos de trabalho entre departamentos.

Na prática, a automação e a integração economizam tempo e energia dos profissionais, permitindo que você e seu time se concentrem em outras áreas do seu negócio. De outro modo, o ERP também diminui o número de falhas humanas. 

Gera relatórios precisos

Os dados são indispensáveis para as companhias. Eles mostram em que lugar a empresa está, onde esteve e podem projetar onde irá chegar com a estratégia atual. 

Os módulos de Business intelligence e Analytics do ERP são capazes de fornecer insights para ajudá-lo a manter seu negócio no caminho certo, apontando os ajustes necessário para otimizar continuamente o desempenho. 

Simplifica a conformidade regulatória 

Os padrões do setor mudam e, sendo assim, permanecer em conformidade é um desafio para muitas empresas. Por isso, a maioria das soluções de ERP possuem padrões de processos regulatórios integrados e relatórios de conformidade. Os recursos ajudam as empresas a atender a uma infinidade de requisitos de negócios. 

Fortalece a segurança de dados

As soluções ERP possuem firewalls e controles de restrição para proteger contra violação de dados. No ERP, as regras de permissão do usuário são definidas e todos os pontos de acesso são rigidamente monitorados. O sistema também permite bloquear dados confidenciais, sem limitar o acesso do usuário a outras informações.

Além disso, é possível acompanhar as atividades de cada colaborador, para identificar ações não autorizadas ou padrões de atividades suspeitas no sistema. Ou seja, um bom ERP tem todos os recursos que você precisa para garantir a segurança de dados.

O que é ERP e para que serve: Cases de sucesso!

Muito além de saber o que é ERP e para que serve, é preciso conhecer também as possíveis aplicações de um ERP. Elas são muitas e dependem da realidade de cada companhia. A seguir, apresentamos dois exemplos práticos e de sucesso por meio da aplicação desta estratégia:

Empresa em expansão global que necessita de mais automação

Uma empresa faz uso de um software de contabilidade básico e está expandindo seus negócios globalmente. Por isso, precisa automatizar processos como a conversão de moeda que poderia ser feita manualmente. A empresa também deseja obter mais visibilidade sobre o fluxo financeiro, recursos de relatórios e acesso remoto.

Para suprir essas demandas, a companhia escolhe um sistema ERP, que garante a conversão automática de moedas. Além disso, o ERP também se integra a outros sistemas, facilitando o processamento de transações com cartão de crédito e a gestão da folha de pagamento. 

Com o uso do ERP, esta empresa gera relatórios que embasam, também, a tomada de decisão, tornando-a mais rápida.

Gerenciamento de supply chain

Na indústria da cadeia de suprimentos, um sistema ERP pode executar uma análise financeira automática e prever as necessidades futuras de produtos, mantendo o estoque em um nível saudável. Com esse controle, o departamento de manufatura funciona sempre com a capacidade ideal e os produtos solicitados chegam no estoque no momento certo. 

Ao mesmo tempo, o módulo CRM registra dados do cliente, como histórico de pedidos e informações de faturamento. Com essas informações, é possível aprimorar continuamente a estratégia de vendas. Os sistemas ERP robustos contam com um CRM integrado, eliminando a necessidade de integrações. 

Até aqui, vimos o que é ERP e para que serve. Além disso, também conhecemos os benefícios e as possíveis aplicações deste tipo de ferramenta. 

No momento de buscar o ERP corporativo ideal, conte com o apoio de um parceiro especialista no assunto. Deste modo, você garante, além da escolha certa, uma implementação feita por profissionais com experiência neste tipo de projeto. 

A Ingram Micro pode ajudá-lo na de adoção do ERP corporativo. O nosso portfólio possui várias soluções nesta categoria. Uma delas é o ERP da Infor, que recentemente passou a ser ofertado pela Ingram Micro Brasil em regime de exclusividade no país. 

Pronto! Você já sabe o que é ERP e para que serve. Mais do que isso: compreendeu como essa ferramenta pode ajudar sua empresa a ir mais longe, em um ritmo de crescimento sustentável. Que tal conhecer novas soluções para seu negócio? Entre em contato conosco e conheça as melhores soluções do mercado.