Automação Empresarial: conceito, aplicações, vantagens e como implementar

A transformação digital segue em ritmo acelerado em todos os segmentos do mercado. A tecnologia nos proporciona novas formas de fazer os mesmos processos já conhecidos de maneira mais ágil, prática e produtiva, como com a automação empresarial. Assim, um novo modo de trabalho é construído graças ao surgimento de ferramentas disruptivas, sistemas e tendências inovadoras.

É nesse contexto que a automação empresarial ganha força. Baseado na automatização de uma série de processos, esse tipo de projeto permite às companhias dar um salto importante rumo ao futuro e ao aumento de performance.

De acordo com o estudo 2020 State of BPM by Signavio, quase 70% das associações implementam um sistema de gerenciamento de negócios para reduzir custos ou melhorar a produtividade. Entre as empresas ouvidas na pesquisa, 60% afirmaram estar trabalhando em um ou mais projetos de transformação. 

Além disso, segundo projeções da pesquisa da consultoria Mordor Intelligence, o mercado de gerenciamento de processos de negócios deve manter um ritmo de crescimento constante e atingir um valor de US$ 4,78 bilhões em 2026.

Neste artigo, mostramos como a automação empresarial pode revolucionar as atividades rotineiras das companhias de todos os setores. Acompanhe o conteúdo!

O que é a automação empresarial?

Também conhecida como automação corporativa ou de processos comerciais, a automação empresarial consiste na aplicação de diferentes tecnologias para automatizar tarefas ou processos recorrentes e repetitivos que, de outra forma, seriam realizados manualmente.

Automação empresarial abrange a automação de processos e funções de negócios complexos, além da manipulação de dados convencionais e atividades de manutenção de registros, geralmente por meio do uso de tecnologias avançadas. 

Sendo assim, a automação comercial é uma grande facilitadora à medida que usa aplicativos de tecnologia que executam tarefas repetitivas, o que libera funcionários para atividades que geram maior valor para o negócio. 

[H2] Principais tipos de automação empresarial

Automação básica

É voltada para automatização de tarefas simples e rudimentares. As ferramentas básicas de automação digitalizam tarefas repetitivas, isto ajuda a eliminar erros e acelerar o ritmo do trabalho transacional. 

Gerenciamento de processos de negócios (BPM) e RPA são exemplos de automação básica.

Automação de processos

Consiste na automação de processos gerenciais e de negócios garantindo uniformidade e transparência. 

Geralmente, a automação de processo é gerenciada por software dedicado, aumentando a produtividade e a eficiência ao mesmo tempo que oferece percepções de negócios valiosas. 

Mineração de processos e automação de fluxo de trabalho são exemplos de automação de processos.

Automação avançada

A automação avançada reúne humanos e máquinas para integrar vários sistemas em toda a organização. 

Ao oferecer suporte a processos mais complexos, a automação avançada depende de dados não estruturados combinados com processamento de máquina e análise de linguagem natural. 

Assim, além de promover a gestão do conhecimento, oferece o suporte à tomada de decisão de trabalhos especializados.

Automação inteligente

Impulsionada pela Inteligência Artificial (IA), a automação inteligente significa que as máquinas podem “aprender” e tomar decisões com base nas situações que encontraram e analisaram.

Por exemplo, no atendimento ao cliente, os assistentes virtuais com tecnologia de IA podem reduzir custos e, ao mesmo tempo, permitir interações mais inteligentes entre clientes e agentes humanos. O resultado é uma experiência de atendimento ao cliente mais simples, fluida, ágil e agradável.

Quais são as maneiras de se fazer automação empresarial?

Os diferentes tipos de automação empresarial podem ser aplicados nos processos de vários setores da organização. A proposta é automatizar o fluxo de tarefas, liberando os profissionais para atividades mais estratégicas. 

Além disso, com a automação facilitada pelas novas tecnologias, os processos também se tornam mais seguros, uniformes e consistentes, aumentando não só a produtividade, mas também a qualidade das entregas.

Veja como a automação empresarial pode ser aplicada nos diferentes setores:

Automação de marketing

É o processo de usar tecnologia e software para automatizar tarefas repetitivas de marketing, bem como explorar ferramentas que permitem comercializar de forma mais eficaz em vários canais. Isso inclui marketing por:

• e-mail, 
• campanhas publicitárias,
• marketing de mídia social, 
• entre outros.

Além disso, 75% dos profissionais de marketing já usam pelo menos uma ferramenta de automação de marketing, e isso faz sentido quando você olha para o tamanho do mercado. 

De acordo com projeção do estudo Statista, até 2023 o tamanho do mercado de automação de marketing global deve chegar a incríveis 25,1 bilhões de dólares. A automação de publicidade por si só pode representar uma economia de US$ 130.000 em custos por ano para as empresas.

Automação de Recursos Humanos (RH)

Assim como acontece no marketing, uma automação de Recursos Humanos usa software para digitalizar e automatizar tarefas relacionadas à gestão de pessoas, especialmente aquelas demoradas e repetitivas, como integração de funcionários, controle de jornada de trabalho e folha de pagamento. 

Isso aumenta a eficiência e a produtividade, liberando o tempo para que o departamento de RH se concentre em tarefas mais complexas, como tomada de decisão ou planejamento e implementação de estratégia. 

Naturalmente, a automação empresarial no RH também é capaz de mitigar riscos, reduzindo as chances de erro humano e ainda contribui para diminuir os custos com o processamento manual das atividades do RH.

Automação contábil e financeira

Automatizar o processo de contabilidade significa usar um software para automatizar tarefas relacionadas aos departamentos de finanças e contabilidade. 

Isso pode incluir processos como:

• reconciliação de contas, 
• criação de contas e 
• atualização de registros financeiros.

Novamente, automatizar essas tarefas garante uma intervenção humana mínima, tornando os custos mais baixos e potencializando a eficiência da operação. A automação contábil e financeira leva a uma melhor integridade dos dados, reduzindo as chances de erro humano e trazendo outros ganhos como:

• Aprovações de ordem de compra e pagamentos de clientes mais rápidos;
• Maior visibilidade e transparência;
• Otimização das tarefas de rotina, como cálculo de depreciação que pode ser automatizado por ferramentas de automação de processos robóticos (RPA);
• Maior eficácia no controle dos processos automatizados, garantindo conformidade graças ao uso do aprendizado de máquina (ML);
• Melhoria do atendimento ao cliente, explorando recursos de processamento de linguagem natural (PNL) por meio de chatbots e ferramentas semelhantes. 

Como automatizar sua empresa?

Como vimos até aqui, no contexto de uma organização, uma série de processos podem ser automatizados. 

A tecnologia proporciona muitas aplicações e cada uma delas traz uma série de vantagens que podem gerar resultados positivos, impactando, inclusive, no crescimento da companhia.

A dúvida é: por onde começar a automação empresarial? 

Listamos o passo a passo ideal para orientar você na execução deste tipo de projeto. Confira! 

1- Faça o mapeamento de atividades

Busque identificar quais setores da empresa possuem processos que precisam ser automatizados. É importante visualizar e listar as atividades que podem ser colocadas em um fluxo automático com o uso da tecnologia. Dessa forma, você visualiza o cenário, as demandas e a real necessidade de investimento no projeto de automação empresarial. 

2 – Classifique as prioridades

Com o mapeamento feito, o próximo passo é listar as prioridades, planejando a implementação nas áreas. Uma das melhores formas de dar o start neste tipo de projeto é começar a modernização pelos setores que já estão mais adaptados ao uso de tecnologia, como o Marketing. Lembre-se de prever investimentos na aquisição de soluções e na oferta de treinamentos.

3 – Escolha as tecnologias para o projeto de automação 

Com as prioridades em mente, é hora de pesquisar as ferramentas de automação empresariais que serão usadas no seu projeto. Lembre-se: essas soluções irão viabilizar mudanças em grande escala. Então, conheça a fundo as plataformas, faça testes e tenha certeza de que a solução escolhida atende às necessidades do seu negócio. 

4 – Acompanhe e gerencie as mudanças 

Toda mudança gera desconforto e pode trazer problemas. Por isso, especialmente durante a implementação das ferramentas de automação empresarial, é importante que você garanta um período de transição tranquilo e bem gerenciado. Defina um líder de projeto, que será responsável pela gestão das mudanças, garantindo suporte e auxílio para as equipes. 

5 – Invista na melhoria contínua da automação empresarial

Com as tarefas e processos automatizados, o próximo passo é monitorar os resultados alcançados, buscando aperfeiçoar continuamente o fluxo de trabalho. Faça melhorias na própria automação empresarial e também nos processos em geral.

Como utilizar a inteligência artificial em benefício da automação empresarial? 

Ao longo das décadas, a automação básica atingiu quase todos os setores – de caixas eletrônicos a linhas de montagem e sistemas de saúde. Contudo, a inteligência artificial (IA) e o aprendizado de máquina estão levando a automação empresarial a um nível totalmente novo. 

A “automação inteligente” está mudando a maneira como humanos e máquinas interagem, para que as empresas possam aumentar a eficiência, gerar receita e prosperar em mercados desafiadores.

Na verdade, o Institute for Business (IBM) estima que a automação empresarial suportada por IA gerará bilhões de dólares em valor de mão-de-obra em 2022. 

Além disso, 80% dos primeiros usuários de IA e automação esperam superar significativamente seus concorrentes. Isso porque o benefício final que a automação oferece, com suporte dado pela IA, é uma maneira mais inteligente de trabalhar que resulta em um crescimento escalável da receita.

Quais as vantagens da automatização de processos?

Então, o que a automação empresarial realmente oferece? Resumindo, algumas das suas vantagens de destaque incluem:

• Maior transparência em seus processos e dados de negócios;
• Mitigação de riscos, redução de erros e de custos operacionais;
• Maturidade do processo de tomada de decisão, que passa a ser orientado por dados e indicadores captados automaticamente;
• Maior eficiência, que anda de mãos dadas com maior produtividade;
• Otimiza a colaboração e a construção de relacionamento entre seus funcionários e departamentos, e até mesmo com fornecedores externos que estão vinculados ao seu sistema de automação;
• Fomenta a modernização e a inovação na empresa à medida que novas tecnologias são incorporadas nos processos.

Automação empresarial: como automatizar do jeito certo?

Um projeto de automação empresarial tem potencial de impactar a organização de várias maneiras, ajudando-a a conquistar um alto nível de eficiência e eficácia e, assim, garantir vantagem competitiva em um mercado disputado. 

Contudo, para ter êxito neste tipo de iniciativa, é preciso seguir à risca as boas práticas de gestão. O projeto de automação empresarial deve ser completo com objetivos bem definidos, tendo um gerente responsável pela implementação da modernização do começo ao fim.

A rotina dos setores e profissionais muda drasticamente com a automação empresarial. Algumas funções, como a apuração manual de impostos, por exemplo, deixarão de ser feitas pelos profissionais, transformando a rotina deles.

São muitos os potenciais ganhos da implementação de uma solução de automação empresarial e as mudanças no dia a dia dos profissionais serão intensas. Por isso, a melhor maneira de automatizar os processos da companhia é conduzir cada etapa com planejamento, cuidado, participação do time, monitoramento, checagem de resultados e compromisso com a melhoria contínua.

A automação empresarial por si só não faz milagres nem garante os benefícios apresentados, se o processo de implementação não for bem conduzido. Em outras palavras, a tecnologia de automação empresarial requer a atuação de profissionais experientes que sejam capazes de preparar a organização para as mudanças, impedindo que as novidades gerem impactos negativos e danos.

A automação empresarial é o passaporte das empresas para o mundo conectado em que vivemos. 

Com processos ágeis, rápidos, simples e automatizados é possível fazer muito mais em menos tempo, com a máxima eficiência, e, ainda, proporcionando uma experiência fluida para profissionais e clientes. É tudo o que a sua empresa precisa para crescer! 

A Ingram Micro, autoridade em soluções de tecnologia, comercializa as soluções da UiPath, fornecedora de softwares de automação empresarial e inovadora na tecnologia de Automação Robótica de Processos (RPA – Robotic Process Automation). 

Com a tecnologia RPA e o uso da AI para automatizar processos repetitivos e orientados por regras, as organizações conseguem potencializar a eficiência, organizar o fluxo de trabalho e informações, aumentar a qualidade da operação e a conformidade dos processos, automatizando tarefas rotineiras repetitivas e demoradas.

Um novo mundo corporativo está ao seu alcance com a automação empresarial. Quer desenvolver um projeto de automação na sua companhia? Conte com o apoio da Ingram Micro, distribuidora global líder em soluções de tecnologia.