Eventos híbridos: conheça essa tendência e como organizar!

Quando você ouve a palavra evento, o que vem a sua cabeça? Salas lotadas, pessoas trocando ideias e experiências. Hoje, graças à tecnologia, já é possível imaginar conferências virtuais, palestras online, entre outros. Mas, além dos dois formatos – presencial e do virtual, existe uma nova modalidade, os eventos híbridos.

Se a pandemia, período em que 90% dos profissionais da indústria de eventos tiveram a maior parte dos seus negócios encerrados, forçou mudanças, podemos dizer que os organizadores corresponderam à altura. Por isso, o ‘boom’ dos eventos virtuais. Mas nada se compara a uma troca de experiências ao vivo. Os eventos híbridos reúnem o melhor de ambas as categorias.

Quer conhecer melhor esta nova tendência da indústria de eventos e como ela funciona? Continue lendo!

O que são eventos híbridos?

Os eventos híbridos são a junção do melhor de dois mundos: o presencial e o virtual. Em síntese, eles são criados a partir da combinação de elementos ao vivo, como participantes presenciais, palestrantes e um local físico, com a transmissão online. O formato híbrido pode ser usado em palestras, conferências, workshops, e muitos outros tipos de eventos.

Muitos eventos esportivos e políticos já são feitos de forma híbrida, como a Copa do Mundo, Olimpíadas, discursos presidenciais e conferências climáticas, por exemplo. Agora essa modalidade se expandiu para outras áreas, como a corporativa e de desenvolvimento pessoal.

Quais as vantagens dos eventos híbridos?

Em suma, podemos dizer que os eventos híbridos vieram para ficar. Isso porque eles trazem novas possibilidades à indústria, rompendo barreiras geográficas e permitindo uma maior troca de experiência. Veja algumas vantagens desse formato:

Muitas vezes, o grande empecilho de montar um evento é encontrar um local que comporte o maior número de pessoas. Este não é um problema no caso de eventos híbridos, uma vez que ocorrem tanto presencialmente quanto virtualmente.

Outra vantagem é que com a transmissão simultânea em diferentes canais digitais é possível atrair milhares de participantes, independentemente da sua localidade.

Expansão da rede

Acima mencionamos que eventos híbridos podem ser transmitidos e alcançar diferentes regiões, inclusive de outros continentes. Ou seja, se o evento está sendo realizado no Brasil, e é híbrido, é possível que pessoas de outros países se interessem pelo tema e queiram participar.

Nesse caso, é importante que os organizadores se atentem ao uso de serviços de tradução simultânea. Sem o recurso, o evento pode perder a audiência, ou se restringir a falantes de português que residem em outros países.

Flexibilidade

Imprevistos acontecem, e isso é algo que foge do controle das pessoas. Digamos, que por algum motivo os participantes não consigam chegar até o local do evento, mas querem muito assisti-lo.

Se o evento é híbrido, eles têm a opção de se deslocar até o local, ou simplesmente podem optar por acessá-lo online. 

Interação

É comum que os espectadores se sintam tímidos ou tenham medo na hora de fazer perguntas no meio de uma palestra, ou conferência. A tecnologia também soluciona esse tipo de problema.

Algumas plataformas digitais permitem a criação de pesquisas ao vivo, ferramentas de perguntas e respostas, além de apps de mensagens instantâneas.

Com esses recursos, os responsáveis pela organização do evento podem permitir que os participantes façam perguntas remotamente para os palestrantes.

Menor impacto ambiental

Reduzir impactos ambientais é um tema em pauta recorrente, e empresas conscientes e sustentáveis que são comprometidas com a causa se destacam. Mas, afinal, como os eventos híbridos ajudam a diminuir a poluição ?

É simples: eles auxiliam na redução da pegada de carbono. Com eventos online, o número de pessoas viajando de carro é reduzido, diminuindo também a emissão de gases poluentes.

Como fazer um evento híbrido?

Para criar um evento híbrido de sucesso é preciso ter planejamento e cuidar de todos os detalhes, desde a escolha do local até a ferramenta que será utilizada para a transmissão. Portanto, para garantir que tudo ocorra bem é preciso pensar com calma em cada etapa.

Confira algumas dicas que podem ajudar na criação e desenvolvimento do evento híbrido, inclusive com experiências imersivas.

Organize com antecedência

O recomendado é começar o planejamento do evento híbrido com, no mínimo, seis meses de antecedência. Assim, é possível se ajustar a eventuais imprevistos e desafios. Além disso, é preciso contatar os palestrantes o mais cedo possível, a fim de evitar conflitos com a agenda deles.

Certifique-se de testar e verificar todos os recursos implementados no evento híbrido. A experiência precisa ser amigável tanto para quem comparecer presencialmente quanto para quem assistir online. Ou seja, é essencial garantir que a transmissão seja feita em tempo real, sem delay, entregando conteúdo de qualidade para os participantes remotos.

Foque na experiência presencial e virtual 

Um dos maiores desafios dos eventos híbridos é promover a interação entre o público que está online com os palestrantes. Em hipótese alguma eles devem ser esquecidos. Por isso, durante o planejamento, priorize os participantes dos dois formatos do evento.

Desse modo, é preciso garantir que o áudio e a imagem cheguem com qualidade a eles, a fim de evitar que eles fiquem frustrados por não conseguir acompanhar o evento.

Promova a interação

Outra dica, é criar um espaço ou usar uma plataforma que promova e incentive a interação, assim eles podem enviar suas dúvidas e também compartilhar suas experiências. 

Mas lembre-se dos participantes presenciais, o ideal é ter equilíbrio. Por isso, também entregue experiências diversificadas para o público que está no local físico do evento. Nesse caso, é possível promover enquetes e conversas, ou usar recursos de quizz, gamificação e outros conteúdos interativos.

Para promover o networking, crie algum mecanismo ou atividade que estimule os participantes. Com o Cisco Room Panorama, por exemplo, é possível conectar os participantes virtuais aos presenciais. A solução fornece uma visão inteligente de 360°, possui alto-falantes e permite a criação de brainstorming onde todos colaboram entre si.

Forneça novas possibilidades aos patrocinadores

Pensar na experiência dos seus investidores também é importante. Por isso, apresente a eles essas novas possibilidades de exposição da marca. 

As logomarcas podem ser inseridas tanto no presencial, em banners, cartazes, folders, quanto no digital, em peças para as redes sociais, no vídeo de transmissão, entre outros. Isso promove reconhecimento e fortalecimento da autoridade da marca entre os participantes do evento.

Evento híbrido: 3 cuidados na hora de organizar 

A organização de um evento híbrido envolve diferentes fatores. Por isso, considere alguns cuidados essenciais na hora de produzir o seu evento híbrido. Eles irão ajudar a garantir que tudo ocorra bem e que as experiências sejam positivas. Confira alguns cuidados:

#1 Escolha a plataforma certa

Um evento híbrido requer tecnologia de ponta, pois é preciso executar transmissões simultâneas. Portanto, muita atenção na hora de escolher uma plataforma: ela precisa ser responsiva, resiliente e livre de falhas.

A Webex Events, da Cisco Solution, com soluções locais, como recuperação de leads, check-in, impressão de crachás e exibição ao vivo, e também soluções para eventos virtuais, para tornar o seu evento interativo e gerar os melhores resultados. Essa plataforma conta com recursos inteligentes que suprimem os ruídos, trazendo mais engajamento com enquetes, bata-papo nativo, gamificação e salas de vídeo.

#2 Garanta a segurança online

Contar com uma tecnologia que garanta a segurança dos participantes é essencial. A Webex Events, por exemplo, é uma ferramenta segura para os participantes do seu evento.

Invista na segurança do espaço físico

É importante que o espaço do evento presencial também seja seguro e confortável para os participantes. Na hora de escolher o espaço, verifique se é acessível para todos os públicos e qual a regra de lotação.

Gerencie os riscos, mapeie as adversidades e problemas que podem ocorrer. É importante garantir suporte de equipe médica e brigadista no local, a fim de fornecer atendimento imediato, se necessário.

Exemplos de eventos híbridos para se inspirar

E aí, ficou interessado e quer preparar o seu evento híbrido? Listamos alguns cases de sucesso como referência.

The Protein Society

A Protein Society é uma sociedade acadêmica que engloba várias áreas de profissionais envolvidos em estudos avançados de estrutura, função e design de proteínas. Os participantes são desde estudantes até ganhadores de prêmios Nobel. 

Em 2021 o Simpósio Anual TPS passou para o formato híbrido, com um jogo de perguntas e respostas realizado ao longo do evento, facilidade de apresentar e acompanhar trabalhos com bate papo nativo, e interação com patrocinadores, com ganho de brindes. O evento teve 92% dos participantes.  

MAD//Fest

Um dos maiores festivais de “marketing, publicidade e disrupção” apostou em um evento híbrido e se posicionou como referência nessa modalidade de evento, oferecendo experiências imersivas e impulsionando o ROI (retorno do investimento) do patrocinador.

Os criadores do MAD//Fest usaram a plataforma Webex Events e conseguiram impressionar o público de profissionais de marketing com a facilidade de realizar networking e o nível da experiência imersiva que o evento proporcionou. 

Microsoft

A Microsoft passou a usar o sistema móvel Webex Events para recolher insights de seus executivos em reuniões e eventos. Dessa forma, foi possível aumentar de 1,7 para quase 15 insights por participantes, por evento. 

Com um aumento de 782% nos insights por evento, houve também um aumento de 300% nas ações implementadas por evento, o que ajudou no desenvolvimento de novas soluções em Transformação Digital e criou oportunidades de aprofundar o relacionamento com os principais clientes da empresa.

Como a Ingram Micro pode ajudar?

Como vimos até aqui, a organização de um evento híbrido é uma tarefa desafiadora, e requer muita atenção nos detalhes, a fim de garantir uma experiência imersiva e surpreendente aos participantes.

Por isso, contar com o apoio de tecnologia de ponta é fundamental. A Ingram Micro Brasil é referência em distribuição de tecnologia no país, e possui excelentes produtos que auxiliam nas transmissões e nas experiências do seu evento híbrido, como a Cisco Webex. 

A Ingram Micro oferece todas as soluções que você precisa para organizar um evento híbrido de sucesso. 

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