RPA: como funciona a automação robótica de processos

A tecnologia RPA, sigla em inglês para “Robotic Process Automation”, desempenha um papel fundamental no aumento da eficiência das operações. 

Os robôs estão assumindo o controle de muitos processos. Com a RPA e outras novas ferramentas digitais, as empresas e profissionais ganham suporte para realizar mais em cada dia de trabalho, eliminando tarefas repetitivas.

As empresas adotam o RPA para agilizar as operações, aumentar a precisão, reduzir custos, melhorar o atendimento ao cliente e permitir que os funcionários se concentrem em tarefas estratégicas.

Neste artigo, abordaremos os principais tópicos sobre RPA e como ela funciona.

O que é RPA?

A tecnologia RPA visa principalmente a automatização de processos cotidianos que antes exigiam ação humana, como tarefas repetitivas, executadas de maneira mecânica e demorada. Um bot RPA, normalmente, assume tarefas automatizadas da mesma forma que um ser humano faria. 

Ou seja, o robô pode fazer login em sistemas com um ID, por exemplo, e inserir dados, coletar saídas ou resultados, executar tarefas baseadas em regras e assim por diante.

Em síntese, o RPA é tecnologia de software fácil de usar para qualquer pessoa para automatizar tarefas digitais. O processo é viabilizado por um bot de software que usa uma combinação de automação, visão computacional e aprendizado de máquina para automatizar tarefas repetitivas e de alto volume, baseadas em regras e acionadas por gatilhos.

Como a RPA funciona?

A automação robótica de processos compreende o uso de ferramentas RPA, que nada mais são do que aplicativos de software usados pelos usuários para configurar tarefas automatizadas pelos bots.

Existem muitos tipos de RPA em estruturas modernas de automação comercial, além de diferentes estratégias para desenvolver os resultados certos. Algumas plataformas são muito complexas, enquanto outras capacitam “desenvolvedores cidadãos” a se envolverem diretamente com o processo de RPA.

Automação assistida

A tecnologia RPA com automação assistida consiste no uso do dispositivo pelo usuário. Via de regra, é acionada apenas sob o comando do profissional.  

É o tipo de RPA indicado para automação de processos que envolvem dados sensíveis, para acionamento de um processo ou para fins de auditoria. Muitas vezes, é uma boa escolha para profissionais que atuam no atendimento ao cliente ou na supervisão de transações, como fraudes.

Automação não assistida

Esse tipo de RPA é executado de forma independente. Ou seja, o bot conclui tarefas seguindo um processo baseado em regras.

É o tipo de automação robótica de processos indicado para reduzir a carga de trabalho dos profissionais. Faturas ou contas são bons exemplos desses processos de RPA com automação não assistida.

Vantagens da automação robótica

A RPA oferece às organizações a capacidade de reduzir custos com pessoal e erros humanos. Para os gestores, o princípio da automação robótica de processos é simples: deixar os humanos trabalharem naquilo em que se destacam enquanto usam robôs para lidar com tarefas que atrapalham.

Geralmente, os bots exigem investimento baixo e são fáceis de implementar, não exigindo software personalizado ou integração profunda de sistemas. Tais características são cruciais para as empresas, que buscam o crescimento sem acrescentar despesas significativas ou atritos entre os colaboradores.

Mas, afinal, por que a RPA é tão valiosa? 

A tecnologia de automação robótica é uma ótima maneira de garantir vantagens para otimizar o trabalho dos profissionais e assegurar celeridade aos processos dentro de um departamento. As principais melhorias estão na precisão, custo e uso de recursos.

Veja algumas vantagens do uso da tecnologia de automação robótica de processos:

Otimização de processos

A falha humana é um dos elementos mais problemáticos dos fluxos de trabalho manuais. Mesmo um simples erro, como trocar dois dígitos de um número de ordem de compra, pode levar a impactos financeiros negativos para o negócio. 

O RPA muda isso, já que diminui os erros à medida que reduz a necessidade de envolvimento das pessoas. Se você treinar robôs de software em uma operação, eles serão sempre precisos. Como resultado, sua empresa elimina essa fonte dispendiosa de problemas em qualquer fluxo de trabalho que o RPA aborda.

Além de otimizar os processos, a automação robótica de processos, que dispensa o envolvimento das pessoas, beneficia os profissionais, já que elas podem causar LER e outros problemas de saúde.

Integração com aplicativos

O RPA é independente de aplicativos. Portanto, você nunca precisará atualizar ou substituir os sistemas para que o RPA funcione. O RPA permite que as empresas vivam o sonho de eliminar silos tecnológicos, conectando-se perfeitamente a todas as ferramentas de software, independentemente da função e do departamento, tanto no front office quanto no back office. 

Como resultado, a empresa obtém eficiência e colaboração como nunca antes, aproveitando o verdadeiro valor do seu investimento em capital humano. 

Rentabilidade

Tempo é dinheiro, e o uso da RPA confirma essa máxima. Com bots lidando com tarefas que os humanos prefeririam não fazer, o gestor descobre rapidamente que não precisa dedicar tanto esforço a processos específicos.

Na prática, a automação robótica de processos leva à obtenção de resultados mais rápidos e menos erros, o que impacta na lucratividade e na rentabilidade do negócio, mesmo no nível básico. Ciclos de projetos mais curtos, custos reduzidos de folha de pagamento e resultados mais sólidos mostram o real valor da tecnologia RPA.

Áreas de aplicação de RPA

Afinal, quais processos podem ser automatizados com a RPA?

A tecnologia de automação robótica permite automatizar uma ampla gama de tarefas, como entrada de dados, processamento de faturas, respostas de atendimento ao cliente, geração de relatórios e até mesmo gerenciamento de e-mail.

Vários setores utilizam RPA em diferentes atividades e processos, como operações em vendas e compras, mediação com fornecedores, gestão de folhas de pagamento, geração de relatórios, atendimento ao cliente. 

Na contabilidade, por exemplo, são tarefas assumidas pela RPA: 

• Coleção de dados
• Limpeza de dados
• Auditorias de projetos
• Reconciliação
• Geração de relatório
• Avaliações de risco

As empresas de manufatura e desenvolvimento de produtos também podem se beneficiar do RPA. Isso porque a tecnologia permite entregar mercadorias de qualidade a custos mais baixos e com prazos de entrega rápidos. O RPA pode ajudar das seguintes maneiras:

• Atendimento ao Cliente
• Conformidade
• Análise e migração de dados
• Análise de manufatura
• Cadeias de suprimentos e análise logística

Relação entre RPA e inteligência artificial

Na estratégia de transformação digital, a IA e a RPA vêm se integrando, porém, os robôs costumam seguir regras. Portanto, é importante ter em mente também que chatbots e RPA não são sinônimos.

Isso porque os bots de RPA não aprendem durante este processo, como acontece com os chatbots, que usam aprendizado da máquina ou inteligência artificial para evoluir. Essas ferramentas utilizam processamento de linguagem natural para interpretar a entrada do usuário em conversas online, relacionando-a com opções e tarefas no back-end do serviço. 

Como um usuário pode inserir a mesma solicitação de diversas maneiras, os chatbots devem lidar com um ambiente informativo muito mais complexo do que um robô RPA.

O RPA é mais fechado e previsível, baseado estritamente em regras predefinidas e não pode lidar com o mesmo fluxo de trabalho de um chatbot, orientado por IA. 

No entanto, inteligência artificial e RPA podem trabalhar juntas numa capacidade limitada. Por exemplo, um sistema chatbot pode usar um robô RPA no back-end para gravar e ler dados em sistemas legados com base nas solicitações do usuário.

Automação robótica de processos com a Ingram Micro

A automação robótica de processos é um mercado em rápido crescimento. Um estudo da Mordor Intelligence avalia o tamanho do mercado de automação de processos robóticos em US$ 4,02 bilhões em 2024, prevendo o alcance de US$ 14,75 bilhões até 2029. A projeção representa um crescimento de 29,70% nos próximos cinco anos (2024-2029).

À medida que a indústria amadurece e mais empresas relatam que a RPA permite poupar cerca de 75% em custos, a tendência é que a adoção da tecnologia aumente. De tal modo, nos próximos anos, a automação robótica de processos deixará de ser uma vantagem comercial para se tornar uma necessidade absoluta.

Pensando em adotar RPA na estratégia de transformação digital da sua empresa? Confie na Ingram Micro, para auxiliar você na otimização de processos, rumo a uma performance de excelência.