Como aliar colaboração e segurança no sistema híbrido de trabalho?

Antes mesmo da pandemia do COVID-19 – que forçou um distanciamento social – uma nova modalidade já se tornava tendência, o sistema híbrido de trabalho. Com a normalização gradual dos serviços, e o retorno aos espaços físicos, ela volta a estar em foco.

O Relatório Anual do Índice de Tendências de Trabalho, realizado pela Microsoft, aponta que 70% dos entrevistados preferem a flexibilidade do trabalho remoto. Em contrapartida, 65% desejam ter mais tempo com as equipes. Qual seria a solução? Unir o melhor dos dois mundos com a adoção do trabalho híbrido.

Entenda, neste artigo, o conceito da modalidade, como ela funciona e quais as vantagens.

O que é trabalho híbrido?

O sistema híbrido de trabalho é uma abordagem mais flexível, que fornece aos profissionais mais autonomia na gestão das suas rotinas. Isso porque eles podem exercer suas atividades tanto presencialmente como remotamente.

Dessa maneira, o colaborador escolhe trabalhar onde se sente mais produtivo, seja em casa, em coworking ou no escritório. Essa modalidade assume diferentes formas e possibilidades, como:

• Flexível: é o formato mais livre, onde o colaborador escolhe seu horário e local de trabalho com base na sua rotina pessoal;
• Fixo: os dias são predefinidos pela empresa, ou seja, ela estabelece os dias que os profissionais irão trabalhar de casa e os dias que precisam comparecer ao escritório. Geralmente, é construído em escalas de equipes;
• Prioridade ao escritório: nesse caso, o profissional pode trabalhar remotamente, mas precisa comparecer no escritório nos dias já preestabelecidos pelo gestor. Por exemplo, três dias por semana ele deve ir até o escritório, enquanto nos outros dias define de onde quer exercer suas funções.
• Remoto é prioritário: neste formato, o trabalho é inteiramente remoto, com visitas e reuniões ocasionais no escritório, geralmente para alinhar os serviços.

Quais as vantagens do modelo híbrido de trabalho?

O modelo de trabalho híbrido combina o presencial e o remoto, e oferece mais possibilidades tanto à empresa quanto ao colaborador. Nesse sentido, a tendência ganha cada vez mais espaço, e pode ser explorada para aprimorar os resultados da organização. 

Confira as principais vantagens que essa modalidade oferece.

#1 Menor rotatividade

Um estudo realizado pela Dimensional Research aponta que 57% dos profissionais consideram deixar o emprego quando a empresa não possui flexibilidade.

Desse modo, se a empresa estimula uma rotina flexível, o colaborador se sente mais tranquilo para organizar suas atividades. Isso aumenta a confiança entre ambos e estimula a permanência no cargo. 

#2 Redução de custos

Os custos da empresa são reduzidos, tendo em vista que o número de pessoas que circulam pelo escritório diminui também. Desse modo, gastos com água, luz, Wi-Fi, material de escritório, entre outros, deixam de ser tão altos.

Segundo levantamento Global Workplace Analytics, divulgado pela Ti Inside, o sistema  híbrido de trabalho pode gerar uma economia de até 11 mil dólares por colaborador para as empresas.

Além disso, algumas empresas veem como possibilidade deixar de manter um espaço próprio e usam locais compartilhados, como coworkings. 

#3 Aumento da produtividade 

Em uma abordagem de trabalho tradicional, o profissional se vê preso a uma rotina já preestabelecida, geralmente em horário comercial das 8h às 18h.  Caso ele não esteja em estado de presença por conta de preocupações externas, as chances de produzir um bom trabalho são reduzidas.

Nesse sentido, o trabalho híbrido permite que ele crie a rotina que mais se encaixa na sua realidade. Por exemplo, algumas pessoas se sentem mais produtivas no início do dia, enquanto outras se dão melhor no horário da noite. Ou seja, com isso os profissionais produzem mais e com qualidade.

#4 Maior flexibilidade

Digamos que antes de ir para o escritório o profissional precise levar seu filho na escola, até ele finalizar esse compromisso e com o trânsito ele perde um bom tempo – sem contar o estresse. Ou seja, ele já chega no trabalho um pouco exausto e aí a produtividade cai.

No modelo híbrido de trabalho, o colaborador determina sua rotina e horários, sempre em comum acordo com seus gestores. Desse modo, ele consegue equilibrar vida profissional e pessoal. Assim, quando iniciar seu trabalho estará 100% focado nele, e não preocupado com outras situações.

#5 Colaboração

Todo trabalho requer muita colaboração entre as equipes, independentemente se estão dividindo o mesmo espaço ou se estão a quilômetros de distância. Mas no que se refere a este novo modelo híbrido, esta característica ganha uma nova roupagem, tornando-se mais dinâmica e flexível.

Voltado a manter as experiências colaborativas, o modelo de trabalho híbrido explora os diferentes canais de comunicação (e-mails, mensagens de texto, entre outros). Tudo isso visando manter as pessoas envolvidas no fluxo de trabalho.

#6 Novas possibilidades

Ter um time talentoso é o sonho de toda organização. Mas, quando o profissional decide mudar de cidade e você não quer perdê-lo, o que fazer?

Bom, o sistema híbrido de trabalho é uma excelente alternativa. Isso porque ele continuará seu trabalho na empresa, comparecendo eventualmente ao escritório, mesmo se estiver a quilômetros de distância. Nesse caso, o gestor pode solicitar sua presença semanal ou quinzenalmente.

Quais os cuidados que devemos ter ao adotar um sistema híbrido de trabalho?

Sua equipe deseja maior flexibilidade e liberdade na hora de exercer suas atividades? Bom, o formato híbrido de trabalho pode ajudar. No entanto, implementar essa modalidade requer atenção, planejamento e principalmente cuidado. 

Veja 4 dicas que podem auxiliar na hora de adotar o trabalho híbrido.

#1 Crie uma política de trabalho

Segundo a Deloitte, cerca de 25% dos profissionais relataram o aumento de e-mails phishing durante a pandemia, quando muitas empresas adotaram o modelo remoto. Ou seja, todo cuidado é pouco. Nesse sentido, a organização pode (e deve) criar mecanismos de proteção de rede e investir em segurança cibernética. 

Ao adotar o trabalho híbrido, é importante:

• Incentivar o uso de VPNs nos computadores destinados ao trabalho;
• Adotar o uso de um sistema de armazenamento em nuvem protegido por meio de criptografia;
• Utilizar senha fortes e pedir a alteração regularmente;
• Adotar também a autenticação multifator;
• Viabilizar o acesso da equipe ao sistema da empresa apenas por meio de redes seguras.

O ideal é definir todas as regras de segurança que devem ser seguidas e criar um manual de trabalho híbrido. Nele deverá conter todas as informações e orientações para que os profissionais consigam prestar um bom trabalho com segurança.

#2 Invista em comunicação

Este é um elemento essencial para manter os serviços alinhados. Isso porque a falta de comunicação pode atrapalhar os resultados, uma vez que o conflito de informações pode provocar atrasos ou até mesmo o retrabalho, por exemplo. Por isso, escolher uma boa solução de videoconferência é importante. 

O Webex Meetings, da Cisco Systems, oferece uma plataforma completa que auxilia na realização de reuniões online. Além disso, ela possui recursos que permitem o envio de mensagens aos colaboradores, e também a realização de eventos na nuvem para equipes de diferentes tamanhos.

#3 Segurança

As chances de invasões nos sistemas cresceram com os novos modelos de trabalho (remoto e híbrido). 

Na prática, o grande número de colaboradores conectados remotamente aumenta o perímetro da empresa, fornecendo uma margem de ameaça significativa para ataques cibernéticos.

Daí a importância de garantir a segurança de dados dos profissionais e da empresa.

Nesse sentido, investir em um bom sistema é essencial. O Hybrid Work, solução da Cisco para um trabalho híbrido seguro, garante a proteção da empresa, independentemente de onde o trabalho está sendo exercido.

Trata-se de um mecanismo responsivo e prático de usar. Com ele, o gestor pode:

• Garantir que apenas usuários autorizados acessem a rede;
• Habilitar autenticação multifatorial;
• Fornecer acesso altamente seguro à rede corporativa;
• Contar com um sistema de defesa coordenada contra ameaças cibernéticas.

Ou seja, o sistema da Cisco garante uma alta cobertura de proteção à empresa e aos seus profissionais.

#4 Ferramentas

Para ter sucesso com o trabalho híbrido, é preciso garantir uma boa estrutura aos integrantes da equipe, independentemente de onde eles estão exercendo suas funções.

No entanto, sistemas de trabalho remoto mal implementados geram frustração e atrapalham o fluxo de processo. Isso porque se as ferramentas de comunicação, os arquivos na nuvem ou os dispositivos sofrem algum tipo de interrupção e ficam indisponíveis, a produtividade será afetada.

Desse modo, investir em softwares de colaboração e em dispositivos específicos é uma prática essencial para manter os bons resultados. Ou seja, fornecer dispositivos desktops, bons headsets, acesso às plataformas de videoconferência e ferramentas de colaboração em tempo real, contribui para o sucesso do trabalho híbrido.

Como a Ingram Micro pode ajudar?

O formato híbrido de trabalho traz mais flexibilidade à equipe, que adquire uma maior liberdade de escolher o local de trabalho para exercer suas funções. Para a empresa isso significa uma série de vantagens também, como: redução de custos, ganhos na produtividade e maior satisfação dos colaboradores, dentre outros.

No entanto, esse adotar o sistema de trabalho híbrido requer planejamento e atenção, uma vez que durante alguns dias da semana os profissionais estarão realizando seu trabalho a distância. Ou seja, é preciso que os gestores conversem com suas equipes para entender o quão preparados estão para essa mudança.

Além disso, é importante verificar se os profissionais possuem uma boa estrutura para realizar suas atividades a distância, notebooks com bom desempenho, uma boa conexão, entre outros detalhes. Neste ponto, a Ingram Micro Brasil pode auxiliar. 

A maior distribuidora de tecnologia do país, possui uma linha completa de periféricos (mouses, teclados, entre outros), incluindo headsets da Cisco, além de um catálogo inteiro de softwares e hardwares, com destaque para os produtos e serviços também da linha Cisco.

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