Quais equipamentos para home office minha equipe precisa?

Antes do início da pandemia do novo coronavírus, a prática do home office já começava a ganhar espaço no cotidiano dos escritórios, mas estava longe de ganhar popularidade. Porém, desde março de 2020, esse cenário se transformou. Mas, como saber quais equipamentos para home office são necessários para atender cada colaborador? Continue a leitura para ficar por dentro do essencial para este momento!

De acordo com dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), em 2018, somente 3,8 milhões de profissionais, representando 5,2% dos trabalhadores brasileiros, atuavam no modelo de trabalho remoto. O percentual mostra um avanço de 44,2% em relação ao levantamento de 2012.

Contudo, hoje a realidade é outra. Com a necessidade de isolamento social, como medida para combater a disseminação do coronavírus, empresas de todos os segmentos e portes optaram por adotar o home office para manter suas operações.

Neste cenário, um dos desafios é fornecer condições de trabalho ideais para os colaboradores. Para as companhias que já possuem uma sólida infraestrutura de TI, permitindo o acesso ao ambiente virtual de trabalho a distância, a transição do escritório para casa certamente foi muito mais simples. Mas nem todas contaram com essa facilidade em relação à infraestrutura e aos equipamentos para home office.

De acordo com dados do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), o maior desafio do isolamento social tem sido a falta de ferramentas adequadas para o trabalho a distância. Por exemplo, 36% dos entrevistados, apontam a ausência equipamentos para home office. Além deles, 22% acham mais difícil lidar com sistemas obsoletos.

Com a ausência dessa estrutura e de equipamentos para home office, fica difícil manter a qualidade e eficiência do trabalho remoto. Porém, para muitas empresas, o home office vem sendo uma experiência bastante positiva e já é uma realidade permanente, ainda que part-time. Isso porque, mesmo com a retomada progressiva das atividades presenciais, a tendência é que o trabalho remoto e o modelo híbrido, que mescla home office e presencial, formem o “novo normal”.

Se a sua companhia também deseja manter essa modalidade de trabalho a distância, você precisa saber quais equipamentos para home office são necessários. 

Mudança de infraestrutura de TI é prioridade em equipamentos para home office

Do dia para a noite, o isolamento social obrigou as companhias a revisarem seu modelo de trabalho e sua infraestrutura.  Aos gestores de TI, coube o desafio de mapear quais equipamentos para home office e programas que seriam mais adequados para o trabalho remoto. 

Outro ponto importante está relacionado à cibersegurança. É de grande importância para o momento se manter em dia com esta questão, tanto em relação aos softwares disponíveis (e suas constantes atualizações de segurança), quanto a existência de uma equipe especializada no assunto.

Mesmo com esse esforço, segundo estudo do IBGC, os primeiros meses de quarentena foram marcados pela insuficiência de ferramentas de trabalho. 

Neste momento, avaliar e considerar essa demanda de infraestrutura de TI e equipamentos para home office continua sendo fundamental. Isso porque, conforme um estudo do Gartner, publicado em maio de 2020, 48% dos colaboradores devem permanecer no home office, ao menos em parte da semana, mesmo depois do fim da pandemia. 

Para conduzirem suas atividades, os profissionais esperam contar com o apoio da empresa em termos de estrutura e aprimoramento.

De acordo com a pesquisa Resetting normal: defining the new era of work, realizada pelo Adecco Group em maio de 2020, 69% dos entrevistados esperam receber apoio e treinamento voltados para a transformação digital, o que inclui as ferramentas de trabalho. 

Na prática, além da produtividade, a satisfação e o comprometimento do time também dependem de uma estrutura adequada de equipamentos para home office.

10 acessórios e equipamentos para home office

Como visto até aqui, mapear as ferramentas indispensáveis para o trabalho a distância é necessário, urgente e estratégico. A seguir, saiba quais equipamentos para home office não podem faltar na rotina do seu time.

#1 Computador

Esse é o item número um. Afinal, sem ele muitos profissionais não conseguem conduzir suas atividades. Você pode oferecer um notebook ou um desktop para o colaborador.

O importante é que ele tenha uma máquina com boa capacidade de armazenamento (HD), processador rápido, placa de som e vídeo. Além disso, é importante considerar a carga de trabalho do funcionário.

Por exemplo, um profissional que explora mais recursos de edição de texto e e-mails não precisa de uma máquina tão veloz. Já um designer, que trabalha com vários arquivos de imagem, vídeo e áudio, precisa de um computador com grande velocidade de processamento.

Na hora da escolha, vale levar em conta outro detalhe importante: um notebook, geralmente, exige o uso de acessórios, como suporte, mouse e teclado. Ou seja, são três itens que precisam ser adquiridos para tornar o trabalho mais ergonômico, saudável e produtivo. 

#2 Teclado 

Os profissionais digitam o dia todo, então precisam de um bom teclado. Em alguns casos, na aquisição do desktop, o teclado e o mouse vem no pacote. Mas, se os profissionais trabalham com laptop, geralmente esses acessórios são adquiridos à parte. 

Existem vários modelos de teclado disponíveis no mercado. É importante entender a demanda do usuário e encontrar o periférico ideal. Vale destacar que a tecnologia implementada no teclado também deve ser analisada antes da aquisição.

Atualmente, o mercado oferece três tipos diferentes: teclado de membrana, teclado com switch mecânico e teclado com switch óptico.

#3 Mouse

Trabalhar em um laptop pode ser apertado e desconfortável para os colaboradores. Na prática, o uso de um mouse é mais ergonômico do que um trackpad.

Esse é um cuidado importante! Afinal, um bom mouse pode evitar problemas como LER/DORT, ocasionados pelo movimento repetitivo.

Portanto, a aquisição desse periférico é um investimento na produtividade, claro, mas, acima de tudo, na saúde e bem-estar do seu time. 

#4 Suporte para notebook

Para garantir uma experiência de trabalho confortável, do ponto de vista ergonômico é importante que a tela do laptop fique na altura dos olhos do profissional. Nesta adaptação, um suporte flexível, com regulagem simples, é um dos equipamentos para home office essenciais para seus colaboradores. 

Esse acessório oferece estabilidade e ergonomia para o profissional, onde quer que ele esteja.

#5 Impressora ou máquina multifuncional

É bem verdade que a transformação digital já tirou de cena boa parte dos papéis que os colaboradores manipulavam. Ainda assim, para algumas atividades, principalmente as mais burocráticas, uma impressora é uma ferramenta importante para o profissional.

Sabendo disso, vale investir em uma máquina multifuncional, que também permite digitalizar documentos e fazer cópias sempre que preciso. 

#6 Monitor

Um monitor é uma daquelas coisas que podem otimizar a experiência de trabalho em casa. Mesmo para quem trabalha com um laptop, ter um monitor maior pode ser importante. 

Os profissionais do setor financeiro, por exemplo, precisam de uma segunda tela para acompanhar as movimentações em várias contas e sistemas. Sendo assim, ter uma tela secundária ao lado do laptop permite uma melhor organização das guias e programas, aumentando a produtividade. 

Os monitores estão disponíveis no mercado em todas as formas e tamanhos. A maioria requer uma tomada, mas alguns funcionam exclusivamente via USB. Antes de fazer a compra, verifique a compatibilidade do computador ou laptop.

#7 Roteador

Normalmente, os profissionais já contam com esse equipamento em casa. Mas nem sempre o roteador tem um bom desempenho. Muitas vezes, o sinal de internet fica comprometido pelas limitações do aparelho. 

O ideal é investir em modelos mais atuais, compatíveis com novas tecnologias e padrões da indústria. Por exemplo, os roteadores com padrão AC, que usam uma frequência de 5Ghz e fazem transmissões acima de 1000 Mbps, facilitam a troca dados com dispositivos conectados no Wi-Fi. 

Na prática, esse tipo de aparelho permite que o colaborador trabalhe em espaços distantes do modem e use o smartphone com tranquilidade, para realizar ligações e conduzir conversas em aplicativos como WhatsApp e Skype.

#8 Nobreak  

Se tem um requisito que precisa da sua atenção, inclusive com os colaboradores trabalhando em casa, é a disponibilidade dos serviços e equipamentos. Por isso, assegurar que cada profissional tenha um nobreak na sua estação de trabalho é elementar. 

Diante de uma queda de energia, por exemplo, este aparelho, por meio de baterias internas, protege, alimenta e mantém em funcionamento os demais equipamentos para home office. 

De outro modo, o nobreak atua como um regulador de tensão, uma vez que fornece energia “limpa”, livre da influência de oscilações, para os dispositivos conectados a ele.

Ou seja, é mais uma ferramenta importante para proteger tanto os arquivos e operações de sistemas quanto o hardware, evitando retrabalho. 

#9 Unidade de backup ou servidor pessoal

Os profissionais precisam de um plano para fazer backup e proteger os dados corporativos quando estiverem trabalhando em casa.

Uma possibilidade é investir em serviços de backup baseados em nuvem, para copiar seus arquivos automaticamente. Mas, ter um backup interno também pode ser uma boa ideia.

Tudo depende da realidade da sua empresa e dos equipamentos para home office que melhor irão se adequar às suas necessidades. Unidades externas e servidores pessoais são relativamente acessíveis e podem salvar o andamento dos trabalhos do profissional em caso de falha do computador.

#10 Protetores eletrônicos

Geralmente, o colaborador não têm tomadas suficientes no seu home office. Neste caso, a melhor alternativa é optar pelos protetores eletrônicos. Eles são mais seguros e completos quando comparados aos tradicionais filtros de linha.

Além de oferecer mais tomadas, incluindo tradicionais e USB, eles entregam mais dois diferenciais: 

Chave inteligente:

Conta com uma função que desliga, simultaneamente, todos os aparelhos ligados ao protetor.

Proteção automática:

Esta, será acionada em caso de surtos elétricos, evitando danos nos equipamentos para home office.

Condições e padrões para o trabalho remoto

Além de saber quais equipamentos para home office você deve providenciar, é importante ter em mente que você precisa estabelecer padrões de trabalho. 

Segundo estudo da Harris Poll, 60% dos mil funcionários consultados desde de março acreditam que podem executar seus trabalhos de forma eficiente mesmo em casa. 

Contudo, o bom desempenho deles dependem da definição de padrões relacionados a três aspectos centrais: segurança, equipamentos para home office e soluções tecnológicas.

Na prática, são esses padrões que irão garantir as condições de trabalho ideais para a equipe. 

Por isso, além de conhecer os acessórios para um bom home office, é preciso investir em outras ferramentas que viabilizam o trabalho remoto. Veja, a seguir, três delas:

Monitoramento do tráfego dos dados de rede: 

Permite identificar possíveis anomalias, como acesso a servidores desconhecidos e até mesmo downloads de arquivos de fontes suspeitas. Esse tipo de software também monitora os horários de entrada e saída dos funcionários. 

Uso de VPN: 

A Rede Privada Virtual (no inglês, VPN) visa integrar dispositivos remotos às redes corporativas da forma mais segura possível. Ao usá-la é possível, por exemplo, conectar dois ou mais computadores, viabilizando o tráfego seguro de dados entre eles. 

Assim, um funcionário em home office pode acessar uma rede corporativa interna, por exemplo. O tráfego de dados é feito com a criptografia garantida. 

Conectividade: 

Afinal, sem ela não há trabalho remoto. A conexão à internet viabiliza as entregas a distância, mantendo o time sempre em contato e assegurando o acesso aos sistemas corporativos e demais aplicativos necessários.

O fato é que com o isolamento social a prática do home office deixou de ser tendência, e passou a integrar o escopo do “novo normal”.

De acordo com pesquisa da Ticket, realizada com 7 mil usuários no Brasil, o volume de pessoas em home office chega a sete em cada dez trabalhadores. O estudo apontou ainda que nas companhias onde 76% dos participantes trabalham em home office, não há prazo específico para que a rotina de atividades no escritório seja retomada. Já 55% deles indicam que o home office permanecerá por tempo indeterminado.

A realidade do escritório migrou, ainda que parcialmente, para a casa dos profissionais. Se você deseja saber em quais equipamentos para home office e soluções tecnológicas deve investir, entre em contato com a equipe da INGRAM Micro.

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